Kaip suskirstyti užduotis į prioritetus

„Getty“ vaizdai

Taigi jūs turite visą šį darbą atlikti kiekvieną dieną, o jūsų darbų sąrašas yra pilnas - kaip jūs žinote, ką daryti pirmą, antrą ir trečią?

Beveik visi jaučia, kad turi per daug ką padaryti ir per mažai laiko tam padaryti. Dažnai tas užvaldytas jausmas kyla iš nesugebėjimo suteikti prioriteto visoms, atrodytų, skubiausioms užduotims. Jei manote, kad jūsų darbų sąrašas akimirksniu ilgėja ir net nežinote, nuo ko pradėti, štai, kaip nustatyti, įvertinti ir suskirstyti prioritetus į jūsų užduotis.

1. Sudarykite sąrašą

Prieš bandant suskirstyti savo įsipareigojimus pagal svarbą, skirkite laiko sudaryti išsamų visko, ko jums reikia ar norite atlikti, sąrašą. Padalinkite sąrašą į skyrius, skirtus įvairių tipų užduotims. Šias kategorijas galėtų sudaryti:

Dienos ar savaitės užduotys

Tai yra kasdieniai „pavedimai“, kurie gali būti asmeniški (patiekalų planavimas ir maisto pirkimas) arba su darbu susiję (savaitiniai komandos susitikimai.) Jei jau sekate kasdienybę, būsite susipažinę su šiomis užduotimis; Jei to nepadarysite, dabar tinkamas laikas jį sukurti. Tai, ką įtraukiate, gali skirtis - kai kuriems žmonėms nereikės priminti apie tai, kad reikia tikrinti el. Paštą ar nusipirkti maisto prekių, tačiau kiti įvertins struktūrinius priminimus atlikti tam tikrus veiksmus tam tikru metu ar tam tikromis dienomis.

Užduotys su terminais

Akivaizdu, kad tai reikia padaryti iki tam tikros datos ir iš anksto pasiruošti. Pavyzdžiai galėtų būti mokyklinis popierius, kuris bus pateiktas per tris savaites, arba vakarėlis, kurį planuojate po šešių mėnesių. Šios rūšies užduotys, dažnai vadinamos projektais, vėliau gali būti suskirstytos į mažesnius komponentus - pavyzdžiui, „rašomasis popierius“ gali būti suskaidytas į atitinkamų knygų skaitymą, užrašų tvarkymą, kontūro rašymą, pirmojo projekto rašymą ir tt apie.

Pasikartojančios užduotys

Tai nevyksta nei kasdien, nei kas savaitę, tačiau jie taip pat nėra vienkartiniai projektai. Pasikartojančios užduotys gali apimti odontologo paskyrimus arba ketvirčio mokesčių mokėjimą.

Savarankiškos, būtinos užduotys

Tai užduotys ar projektai, kuriuos žinote, kad turite atlikti, bet niekas jūsų neprivers. Jie retai, jei kada nors, turi įmontuotą laiko limitą. Pagalvokite, kaip patobulinti savo smulkaus verslo svetainę ar susirasti naują pirminės priežiūros paslaugų teikėją.

Savarankiškos, nebūtinos užduotys

Tai yra malonesnė veikla, kuri vis dėlto linkusi atsisakyti kelio, nes kitos, akivaizdžiau būtinos užduotys juos išstumia. Galvokite skaityti norėdami malonumo ar dirbdami pomėgius.

Kada nors užduotys

Šios užduotys yra jūsų darbų sąrašo apačioje arba jūsų proto gale, tačiau jos paprastai neturi būti atliekamos greitai arba niekada. Pavyzdys: dažykite radiatorius.

2. Sutvarkykite savo sąrašą

Viską surašę, galite sugalvoti, ką pirmiausia padaryti, ir susitvarkyti tvarkaraštį. (Tai, kaip jūs fiziškai tai darote - ant popieriaus lapo, planuotojo, programos, internetinio kalendoriaus ar kitu atveju - yra mažiau svarbu nei tai, kad pasirinksite jums tinkamą metodą, kurį naudosite.) Čia yra keletas kriterijų. galvoti apie:

Skubi ar svarbi

Visas užduotis galima suskirstyti į vieną iš keturių kategorijų. Pirmiausia reikia kuo greičiau atlikti skubias ir svarbias užduotis; skubios, bet nesvarbios užduotys gali būti deleguotos, jei įmanoma, tačiau jei ne, jūsų tvarkaraštyje turėtų būti pakankamai lankstumo ir papildomo laiko, kad jas atliktumėte pasirodžius; svarbios, bet ne skubios užduotys turėtų būti suplanuotos iš anksto, kad jos netaptų skubios; užduotys, kurios nėra nei svarbios, nei skubios, gali būti pašalintos, nors jei jomis ir mėgaujatės, jos turėtų būti įtrauktos į jūsų tvarkaraštį, kad jos neapleistų reiklesni įsipareigojimai.

Įvertinkite vertę

Galite įvertinti užduoties vertę keliais būdais. Gali būti, ar tai bus paveikta kitų žmonių, ir kiek jums tie žmonės yra svarbūs (jūsų viršininko pritarimas ir nuo jūsų priklausomų vaikų gerovė yra svarbesni nei, tarkime, nepažįstamų žmonių grupės, kuriai sutikote, nuomonė) prisijungti prie susirinkimo.) Taip pat galite didelę reikšmę skirti užduotims, kurios, jūsų manymu, atsiperka per ilgą laiką arba kurias paprasčiausiai rasite naudingos.

Viena nuoroda, su kuria tikriausiai susidursite skaitydami apie užduočių prioritetų nustatymą, yra 80-20 taisyklė arba Pareto principas, kuriame teigiama, kad 80% padarinių kyla iš 20% priežasčių. Tai gali pasirodyti ar ne, tačiau tai geras priminimas, norint nustatyti, kam iš tikrųjų leidžiate laiką ir kurios jūsų pastangos atsiperka.

Laikas ir lankstumas

Veikiantis grafikas leidžia atlikti pakeitimus ir atpažinti laiko apribojimus. Būkite realistiški, kai nustatote prioritetus ir planuojate savo dienas. Kilus abejonėms, pervertinkite laiką, kurį užims užduotis.

Jei reikia atlikti dvi užduotis tuo pačiu metu, pasirinkimas nuo ko priklauso nuo to, kaip jūs dirbate geriausiai. Kai kurie žmonės nori atsisakyti paprastesnės užduoties ir sutelkti dėmesį į sudėtingesnę; kiti jausis patenkinti, jei pirmiausia imsis sunkesnės užduoties ir, prieš pradėdami, dalį ar visą tai padarys. Atminkite, kad jums nereikia prisiimti vienos užduoties ar projekto nuo pradžios iki pabaigos, prieš pereinant prie kito - nebent, žinoma, pastebėsite, kad dirbdami tokiu būdu padidinsite savo produktyvumą.

Apribokite savo kasdienines užduotis, kurias reikia atlikti iki trijų. Į dieną taip pat gali įeiti mažesnės užduotys, kurios yra įprastesnės arba mažiau svarbios ar skubios, tačiau, užkrovus pagrindines užduotis, greičiausiai sukels stresą ir nusivylimą.

Atminkite, kad prioritetai gali keistis - jei jūsų viršininkui reikia, kad jūs ką nors padarytumėte dabar, jūsų ankstesnis pirmas prioritetas greičiausiai susitrauks ant antrojo. Tai dar daugiau priežasčių į savo tvarkaraštį įtraukti daugiau laiko, kad būtų galima lanksčiau.

3. Paketo užduotys

Užduočių paketų rinkimas yra vienas iš efektyviausių ir veiksmingiausių būdų, kaip atlikti tas nugludintas užduotis, kurias reikia atlikti visada. „Pakeitimas“ reiškia, kad prieš pereidami prie kažko kito, jūs perdirbate to paties tipo užduotis. Pirmasis žingsnis yra nustatyti užduotis, kurias darote vėl ir vėl, tada nustatykite paprastą jų atlikimo eigą. Tada kartu su ta darbo eiga vykdysite tas užduotis.

Pakeitimui reikia atlikti panašias užduotis, kurioms reikia panašių išteklių „partijose“, kad būtų padidintas efektyvumas ir našumas. Štai keli pavyzdžiai:

• Apmokėkite visas savo sąskaitas tuo pačiu metu. Atidarykite visus savo laiškus kartą per savaitę ir vykdykite veiksmus, užuot leisdami jiems susikaupti kiekvieną dieną ir niekada nesikreipdami į juos.

Komplektacija leidžia jums patekti į griovelį, atliekant tą pačią užduotį vėl ir vėl, todėl jums nereikia gaišti laiko, norint išsiaiškinti instrukcijas ar tai, ką turėtumėte daryti toliau.

4. Pašalinkite užduotis

Išvardinę visas užduotis ir suskirstę jas iš svarbiausių į mažiausiai, paaiškės, kurios užduotys yra sąrašo apačioje. Kartais tai gali būti pavesta kitam, bet jei tai neįmanoma, turite nuspręsti, ar numatyti laiką jiems, ar panaikinti.

Jūsų sąraše gali būti užduočių, kurių neprivalote atlikti ar net nenorite daryti, tačiau jautėte spaudimą tam tikru momentu įtraukti (eiti į sporto salę, lankyti knygų klubą.) Jų galima visiškai pašalinti.

Galiausiai galima tiesiog per daug ką nuveikti - jei nepavyksta visko padaryti, įvertinkite savo darbo krūvį, kad nustatytumėte, ar jums tereikia daugiau praktikos, nustatant prioritetus, ar turite pasakyti kažkam, kad daugiau nebegalite tęsti darbo. tam tikra užduotis.