nirat / „Getty Images“
Popieriaus krūvos yra skausmas, ir namų tvarkymo sistemos tvarkymas gali būti kliūtis. Tačiau jūs turite kabinti ant kai kurių dokumentų, nes niekada nežinote, kada jums jų reikės.
Kiek laiko reikia saugoti mokesčius, kvitus, banko ataskaitas ir kitus svarbius dokumentus? Kiekvienas dokumento tipas yra skirtingas, todėl norėsite būti tikri, kad pakankamai ilgai saugote visus savo dokumentus, prieš sudegindami smulkintuvą, net jei manote, kad juos atlikote.
Veiksmingos dokumentų rinkimo namuose tvarkymas
Vienas raktų norint sukurti veikiančią namų bylų sistemą yra pradėti mažinti gaunamo popieriaus kiekį. Tai tikrai gali sumažinti popieriaus, kurį turėsite susmulkinti ar paduoti, kiekį. Tai reiškia, kad reikia atsikratyti nepageidaujamo pašto, užsiregistruoti el. Sąskaitoms ir nepriimti skrajučių, kuponų, kurių niekada nenaudosite, katalogų, kurių niekada neperskaitysite, ar kitų efemeriškų paveikslėlių, kurie, jūsų manymu, jums turėtų priklausyti, kai jus pažįsta. tikrai ne.
Antras žingsnis - įsitikinkite, kad turite gerą pašto valdymo sistemą. Kuo efektyviau tvarkysite el. Laiškus, tuo rečiau turėsite atlikti didelę padavimo, susmulkinimo ir perdirbimo sesiją.
Nustatykite elektroninę sistemą
Atsisakę dokumentų padavimo, sukūrę elektroninę kartotekų sistemą, sutaupysite vietos ir išvengsite netvarkos. Šiais laikais elektroninė kartotekų sistema turi daug prasmės, nes yra lengviau nei bet kada.
Norėdami pradėti, jums reikia skaitytuvo ir vietos, kur laikyti failus: aplanko sistemą kompiuteryje ir atsarginę kopiją debesyje, taip pat išorinį standųjį diską. Kuo daugiau atsarginių kopijų turėsite namuose ir už jos ribų, tuo pasiruošę išardysite krūvą dokumentų, nesijaudindami prarasti ką nors svarbaus.
Sukurkite bendruosius įvairių tipų dokumentų aplankus (pvz., Namų ūkio, mokesčių, automobilio, gimimo liudijimų ir kt.). Nereikia per daug tiksliai saugoti dokumentų, nes elektroninių bylų sistemose galima ieškoti.
Tada nuskaitykite kiekvieną dokumentą ir laikykite aplanke pagal turinį. Nepamirškite kiekvienam suteikti atskiro failo pavadinimo, kad jį apibūdintumėte, kad jį būtų galima greitai rasti naudojantis jūsų kompiuterio paieškos funkcija. Be to, pridėję datą failo vardo pabaigoje, galite atskirti tos pačios rūšies dokumentą nuo skirtingų laikotarpių. Pvz., Užuot paskambinę į komunalinių paslaugų sąskaitą „utilitystatement.pdf“, pavadinkite ją „utilitystatement-Feb2019.pdf“.
Taip pat yra keletas programų, kurios gali padėti greitai įrašyti ir išsaugoti įvairius dokumentus. Daugelį jų galite valdyti naudodamiesi savo išmaniuoju telefonu ar planšetiniu kompiuteriu, todėl galite atsikratyti dokumentų (ypač kvitų), kai esate niekur šalia namų kompiuterio.
Laikydami kopijas
Ekspertai pataria saugoti kelis svarbiausius jūsų dokumentus. Tai gali reikšti, kad vieną kopiją laikysite saugykloje debesyje, o kitą - kietajame diske. Tai taip pat gali reikšti, kad vieną egzempliorių reikia laikyti elektroninėje saugykloje, o vieną - popierinėje kopijoje saugiame priešgaisriniame seife.
Dokumentai, kuriuos reikia saugoti amžinai
Daugybė dokumentų turėtų būti saugomi amžinai. Tai yra patys svarbiausi dalykai, kurių jums gali prireikti bet kada ateityje dėl įvairių priežasčių. Jei užtikrinsite saugią vietą ir kopiją, sutaupysite daug laiko, kai jų prireiks.
- Akademiniai įrašai: diplomai, nuorašai ir bet koks aplanko darbas, kuris ateityje gali būti naudojamas teikiant paraišką dėl darbo.Priėmimo dokumentaiBaptismalūs pažymėjimaiGimimo pažymėjimaiGyvybės pažymėjimai: gali būti reikalingi mokesčių tikslais.Driverio licencijosDarbo įrašai: Visos sąlygos, susitarimai, drausminės bylos ir veiklos apžvalgos.Medicinos įrašaiMarinės įrašaiPasportasSaugos ir pensijų įrašaiSocialinės apsaugos kortelėsTestamentai
Dokumentai, kuriuos reikia saugoti tam tikrą laiką
Įsivaizduokite, kad visą gyvenimą verta banko pažymų ir vekselių, sukrautų ant savo stalo. Praėjus net dešimtmečiui, šis krūvis greičiausiai bus nepaprastai didelis. Yra daugybė dokumentų rūšių, daugiausia finansinių, kuriuos turėtumėte saugoti tam tikrą laiką, bet jų nereikia saugoti amžinai. Jums gali prireikti tam tikrą laiką remtis kas mėnesį ar savaitę, tada jie tiesiog taps dar vienu popieriaus lapu, esančiu aplink, kuriantys netvarką.
Sudėtinga dalis yra žinoti, kada galima atsikratyti šių įrašų tipų. Nėra tinkamo atsakymo į viską, tačiau rekomenduojamos gairės atsižvelgiant į tai, kas tai yra:
- Banko išrašai: Vieno mėnesio sąskaitos: vieneri metai visoms, susijusioms su mokesčiais ar garantija; visos kitos sąskaitos turėtų būti susmulkintos, kai tik jos bus apmokėtos.Kreditinės kortelės sąskaitos: Susmulkinkite iškart, kai sumokėjote.Namų pagerinimo kvitai: Laikykite, kol namas bus parduotas.Investicijų įrašai: septynerius metus po to, kai uždarėte sąskaitą ar pardavėte vertybinius popierius..Lizai: Laikykite tol, kol išsikraustysite ir negrąžinsite įmokos iš nuomotojo. Mokėkite ir mokėkite įmokas: vienerius metus arba tol, kol gausite W-2 ataskaitą už tuos mokestinius metus.Pardavimų kvitai: Laikykite už garantijos galiojimo laikas dideliems pirkiniams, pavyzdžiui, prietaisams ir elektronikai. Tokių daiktų kaip maisto produktai ir drabužiai kvitą saugokite tik tol, kol nesužinosite, kad prekių grąžinti nebereikės. Mokesčio dokumentai: Septyneri metai, įskaitant jūsų paraišką ir visus lydimuosius dokumentus, tokius kaip W-2 ir kvitus.Visažų transporto priemonės įrašai: Laikykite tol, kol valtis, automobilis ar motociklas bus parduotas.
Kaip atsikratyti dokumentų
Dokumentų susmulkinimas yra pagrindinis būdas apsisaugoti nuo tapatybės vagystės. Paprastai yra tam tikri dokumentai, kurie būtinai turėtų būti susmulkinti. Tai apima viską, kas turi sąskaitos numerius, gimimo datas, mergautines pavardes, slaptažodžius ir PIN, parašus ir socialinio draudimo numerius.
Jei dokumentai vis dar yra „aktyvūs“ - jums reikia pasikliauti jais nuoroda, įdėkite juos į savo namų bylų sistemą pagal temas. Susmulkinkite juos tik tada, kai jie nebenaudojami.
Kokius dokumentus susmulkinti
Kai baigsite naudoti šiuos dokumentus ir jų nebereikės, nedvejodami juos susmulkinkite:
- Bankomatų kvitaiBankinės pažymosGyvybės liudijimo kopijosAtšaukti ir negaliojantys čekiaiKreditinės kortelės sąskaitosKredito ataskaitosDraiverio licencijos (pasibaigęs galiojimas) Įdarbinimo dokumentai, turintys bet kokią tapatybę nustatančią informacijąPasibaigę pasai ir vizosInvesticijų sąskaitų numeriaiTeisiniai dokumentaiInvesticijų, akcijų ir turto operacijosParašai su parašu (nuoma, sutartys, laiškai ir kt.) Bagažo žymėsMedicinos ir stomatologiniai įrašaiApsaugos kortelės su socialinio draudimo numeriaisParodos ar PIN numeriaiMokėjimo kortelėsIšankstinės patvirtintos kreditinių kortelių paraiškosKvitai su patikrinamų sąskaitų numeriais, kreditinių kortelių numeriais ar kita identifikavimo informacijaMaksų formosSąrašai su identifikavimo informacijaKelionių maršrutaiNaudoti lėktuvų bilietaiKomunalinės sąskaitos (telefonas, dujos, elektra, vanduo, kabelinė televizija, internetas ir kt.)
Visą kitą dalyką, pavyzdžiui, popierių, galite tiesiog perdirbti. Įsitikinkite, kad turite lanksčią padavimo sistemą, kad galėtumėte prižiūrėti šiuos dokumentus. Taip pat gera idėja yra įprasti reguliariai tikrinti savo saugomus dokumentus. Pabandykite tai padaryti mokėdami sąskaitas, pateikdami mokesčius ar rūpindamiesi panašia pasikartojančia užduotimi, kad nepamirštumėte ir jūsų dokumentai nepatektų į rankas.
